2024-06-14

Minska sjukfrånvaron – 10 sätt att motverka hög sjukfrånvaro

Att upprätthålla en låg sjukfrånvaro är avgörande för ett företags framgång och medarbetarnas välbefinnande. Läs om våra 10 tips på effektiva åtgärder!

I den här artikeln delar vi med oss av effektiva åtgärder för hur du kan förebygga och minska sjukfrånvaro. Genom att implementera dessa steg kan din organisation skapa en hälsofrämjande arbetsmiljö som gynnar både individen och företaget.

Begär kostnadsfri demo, rådgivning eller offert >

1. Förebyggande arbete

En avgörande nyckel för att stabilisera sjukfrånvaron på företaget är att bedriva ett systematiskt och förebyggande hälsoarbete. Genom att fokusera på de primära orsakerna till ohälsa kan man inte bara minska befintlig sjukfrånvaro utan också stärka den långsiktiga hälsan hos medarbetarna och generellt skapa bättre hälsa på arbetsplatsen.

Ett förebyggande hälsoarbete kan innefatta områden som:

• Hälsofrämjande program – Etablera initiativ såsom friskvårdsbidrag, hälsoprogram, kunskapshöjande aktiviteter och t.ex. främja rörelsepauser.
• Företagshälsovård – Se till att det finns tillgång till regelbundna hälsokontroller och professionellt stöd vid behov.
• Arbetsmiljö – Genomgående kontroller, analys och optimering av arbetsplatsen för att minska de potentiella hälsoriskerna.

Kunskap om ergonomi, nutrition, mental hälsa, och hur man hanterar arbetsrelaterad stress, är alla delar av pusslet i förebyggande arbete.

Kom ihåg att förebyggande arbete inte handlar endast om sjukdomar och skador men såväl om psykologisk trygghet, inkluderande arbetskultur och personalens övergripande livskvalitet.

2. Tidig identifiering av ohälsa genom hälsoanalyser

En effektiv metod för att motverka hög sjukfrånvaro är tidig identifiering av kritiska mätvärden genom regelbundna hälsoanalyser. Vidta åtgärder och upptäck riskfaktorer i god tid för att minimera frånvaron och bibehålla arbetskraftens välbefinnande.

Vår hälsoanalys fungerar som ett verktyg för att skapa medvetenhet om den egna hälsan bland medarbetare. För att få effekt rekommenderar vi alltid att följa upp med riktade insatser.

Följande steg kan vara del av hälsoanalysprocessen:

• Frågeformulär och hälsodeklarationer för att samla in första information om medarbetarnas hälsotillstånd.
• Utifrån analyssvaren; erbjud fokusgrupper, kunskapsspridning och hälsoprogram för vidare åtgärder.
• Tillämpa även gärna regelbundna hälsokontroller för att identifiera eventuella tidiga varningssignaler.

Arbetsgivare bör tydligt kommunicera syftet med hälsoanalyserna och säkerställa att medarbetarna känner sig bekväma med processen.

Med proaktiva hälsoanalyser kan både kostnader och lidande knutna till längre sjukskrivningar potential undvikas, vilket gagnar både individen och företagets lönsamhet.

3. Öka engagemang med regelbunden kommunikation

Regelbunden och effektiv kommunikation är en nyckelkomponent för att öka engagemanget hos medarbetarna och därigenom minska sjukfrånvaron.

En transparent och öppen dialog mellan ledning och personal skapar en arbetsmiljö där alla känner sig hörda och värderade.

Här är några strategier för att öka engagemanget genom kommunikation:

1. Återkommande möten och uppföljningar – Planera regelbundna möten där medarbetarna har möjlighet att dela sina tankar och feedback. Dessa möten kan vara formella, såsom månadsvisa avstämningsmöten, eller informella, som spontana diskussioner i mindre grupper.
2. Användning av digitala verktyg – Implementera digitala plattformar som underlättar kommunikation och samarbete. Verktyg som intranät, chattprogram och projektledningsappar kan hjälpa till att hålla alla informerade och engagerade i företagets mål och aktiviteter.
3. Öppenhetskultur – Skapa en kultur av öppenhet där ledningen delar information om företagets riktning, mål och utmaningar. Detta kan göras genom regelbundna nyhetsbrev, intranätsuppdateringar och företagsmöten.
4. Feedbackloopar – Etablera mekanismer för kontinuerlig feedback. Uppmuntra medarbetarna att ge feedback på olika aspekter av arbetsmiljön och ledningen. Visa att deras åsikter värdesätts genom att vidta konkreta åtgärder baserade på deras input.

Genom att implementera strategier av denna typ kan företag bygga starkare relationer, öka medarbetarnas tillfredsställelse och minska sjukfrånvaron på lång sikt.

Mer på detta ämne hittar du i vår expert Karolina Edlers artikel om hur du skapar motivation och arbetsglädje på arbetsplatsen.

4. Arbetsglädje genom personlig utveckling

Arbetsglädje är en viktig del av en hälsosam arbetsmiljö och spelar en avgörande roll när det gäller sjukfrånvaro. När medarbetare erbjuds möjligheter till personlig och yrkesmässig utveckling skapas både dynamik och motivation på arbetsplatsen. Det kan röra sig om alla möjliga typer av fortbildning, allt från fördjupade kunskaper inom det egna yrkesområdet till kurser som ger nya insikter och färdigheter.

Utöver formella utbildningsvägar kan personlig utveckling även innebära mentorskap, deltagande i projektgrupper eller tillgång till interna resurser och kunskapsdelning. Detta skapar en miljö där anställda inspireras att ta initiativ och utvecklas tillsammans med företaget.

Ofta är det kombinationen av utmanande arbetsuppgifter, möjligheten att påverka sin situation och känslan av att kontinuerligt växa som leder till verklig arbetsglädje.

Vi på Health Competence har en stor katalog med föreläsningar och övningar att ta del av för ökad personlig utveckling och arbetsglädje. Producerade av experter inom sitt ämne som bland annat besvarar vanliga frågor om högt och lågt, guidar träningspass och ger experttipsen för en bättre psykisk hälsa.

Exempel på intressanta föreläsningar:

• Glassresan: Din motivation och hur du hittar den – Karin Weman (motivationsdoktorn) har en inspirerande berättelse med en avslutande övning.
• Framgångsrik i en mansdominerad värld – Tina Thörner (rallylegend och inspiratör) berättar om sin syn på ledarskap och inspirerar såväl individer som grupper till att nå framgång.
• Effektiv friskvård – lönsammare företag – Anders Johrén (hälsoekonom) berättar hur du gör friskvård mer effektivt och lönsamt.

5. Skräddarsydda träningsprogram och hälsoutmaningar

För att effektivt motarbeta hög sjukfrånvaro kan skräddarsydda hälsoutmaningar eller träningsprogram vara ett effektivt verktyg.

Genom att erbjuda medarbetarna träning anpassad efter individuella behov och förutsättningar främjar man inte bara den fysiska hälsan, men också motivation och engagemang på arbetsplatsen.

Utformningen av programmen bör baseras på:

• Medarbetarnas individuella mål och hälsotillstånd.
• Arbetsrelaterade fysiska krav och belastningar.
• Önskemål och feedback från personalen för att öka deltagandet och effektiviteten.

Att involvera medarbetarna i utformningen av hälsoutmaningar kan öka deras motivation att delta och skapa en större känsla av tillhörighet och ansvar för sin egna hälsa.

3 tips på hur du kan involvera medarbetare i hälsoutmaningar eller program:

• Workshoppar där medarbetarna får lära sig om vikten av fysisk hälsa och hur de kan integrera träning i sin vardag.
• Individuella konsultationer med en företagshälsovård eller personlig tränare för att skapa personliga träningsplaner.
• Gruppträningspass som bygger gemenskap och sammanhållning bland personalen.

Att erbjuda flexibilitet i träningens utformning och exekvering är en viktig del. Det kan innebära tillgång till gym på arbetsplatsen, gruppaktiviteter på jobbet, hemmaträningsprogram eller subventionerade medlemskap.

Oavsett vad, det viktigaste är att kunna erbjuda något som passar alla på företaget och som kan ge dem verktyg och möjligheter att förbättra sin fysiska hälsa.

En särskild fördel med regelbunden fysisk aktivitet är dess förmåga att minska stress och förbättra den mentala hälsan.

6. Digitala lösningar för en enklare vardag

Genom att använda smarta appar och lättillgängliga plattformar kan arbetstagarna få stöd i sin vardag och hantera sitt välmående på ett mer konkret och interaktivt sätt.

Några exempel på digitala lösningar som kan bidra till att förenkla medarbetarnas vardag:

• Mobilappar för mental hälsa som erbjuder tekniker för mindfulness och stresshantering.
• Planeringsverktyg och kalenderappar som hjälper medarbetare att organisera och balansera sitt arbetsliv med privatlivet.
• Träningsappar eller kataloger med träningsprogram som erbjuder guideade pass, rörelsepauser och övningar som anställda kan göra på kontoret eller hemifrån.

Dessa lösningar kan bidra till att minska de dagliga stressorerna och främja ett hälsosammare beteende. Mycket viktigt att implementeringen av digitala verktyg sker i samråd med medarbetarna för att säkerställa att de svarar mot deras behov och är användarvänliga.

7. Partnerskap för en hållbar hälsoplan

För många företag kan uppbyggandet av en hållbar hälsoplan kännas som en monumental uppgift. Det krävs expertis, resurser och tid att utveckla en plan som inte bara möter de omedelbara behoven, men också främjar långsiktig hälsa hos medarbetarna. Det är här strategiska partnerskap kan spela en avgörande roll.

Genom samarbeten kan företag dra nytta av specialistkunskaper och erfarenheter som kan vara svåra att bygga upp internt.

Externa hälsopartners kan bidra med en rad tjänster och stöd, såsom:

• Tillgång till kvalificerade hälso- och välbefinnandeexperter.
• Utveckling och genomförande av anpassade hälsoprogram.
• Utbildningar och workshops inom hälsa och välbefinnande.
• Hjälp med att utvärdera nuvarande hälsotillstånd och identifiera förbättringsområden.

Partnerskapen bör bygga på ömsesidig förståelse och en vilja att samarbeta tät för att nå de uppsatta hälsomålen.

Det är också viktigt att involvera medarbetarna i denna process, för att säkerställa att de åtgärder som vidtas stödjer och engagerar personalen på bästa möjliga sätt.

Ett framgångsrikt partnerskap bidrar inte bara till minskad sjukfrånvaro, utan skapar även en kultur av välbefinnande som attraherar och behåller talang, och som gör företaget mer konkurrenskraftigt på sikt.

Vill du ta nästa steg mot en hållbar hälsoplan? Kontakta oss på Health Competence för att diskutera hur vi kan bli din strategiska partner. Tillsammans kan vi skapa en arbetsmiljö som främjar både medarbetarnas och företagets långsiktiga framgång.

8. Kompetensutveckling för inkluderande ledarskap

Att främja inkluderande ledarskap genom riktad kompetensutveckling är avgörande för att skapa en arbetsmiljö där alla medarbetare känner sig värderade och får lika möjligheter att både trivas och växa.

En inkluderande ledare lyssnar, stödjer och ser kraften i teamets mångfald. Detta är särskilt relevant i en tid där arbetet ofta sker i en heterogen miljö med olika bakgrunder, kompetenser och livserfarenheter.

För att uppnå ett inkluderande ledarskap är följande punkter centrala:

• Självinsikt – Ledare bör fortlöpande bedöma och utveckla sin egen förståelse för andra perspektiv och fördomar.
• Kommunikation – Effektiv och öppen dialog är en hörnsten i inkluderande ledarskap och bör uppmuntras på alla nivåer inom organisationen.
• Utbildning – Kontinuerlig utbildning i ämnen såsom mångfald, inkludering och kulturkänslighet är väsentligt för att utveckla ledare som kan hantera och värdera mångfald.

Dessa punkter kan inkluderas i organisationens personalutvecklingsplan och vara en del av en större strategi för att minska sjukfrånvaron.

Kom ihåg att effekterna av kompetensutveckling för inkluderande ledarskap inte är omedelbara. Det är en långsiktig process som kräver engagemang, öppenhet för förändring och viljan att konstant förbättra ledarskapet.

9. Strategiska investeringar i medarbetares psykiska välbefinnande

Proaktiva åtgärder och kulturskapande satsningar kan få stora effekter på företaget. Det minskar inte bara sjukfrånvaron, det främjar dessutom en mer motståndskraftig personalstyrka. Att fokusera på psykiskt välbefinnande är en grundsten i det proaktiva hälsoarbetet. Några konkreta åtgärder inkluderar:

1. Skapa tillgång till samtalsstöd och professionell psykologhjälp.
2. Implementera program för stresshantering och arbetslivsbalans.
3. Genomföra utbildningar i mental hälsa för att öka kunskapen och förståelsen bland alla medarbetare.

Dessa åtgärder syftar till att skapa en arbetsplats där personalens psykiska hälsa inte bara är en fråga för individen, utan en gemensam angelägenhet.

En sund investering i psykisk hälsa är lika värdefull som vilket annat affärsbeslut, då den direkta kopplingen till produktivitet och närvaro är ovedersäglig.

 

Det är dessutom av stor betydelse hur ledningen agerar och kommunicerar kring dessa frågor. Om ledarna agerar som ambassadörer för mental hälsa och öppet diskuterar ämnet, kan tabun kring psykiska problem minska och en mer inkluderande arbetskultur kommer utvecklas.

10. Utvärdera och anpassa strategier för kontinuerlig förbättring

Organisationer måste anta en ständig förbättringsmodell för att relevant kunna möta de föränderliga behov och omständigheter som deras anställda står inför.

Att systematiskt granska och finjustera hälsopolicyer, program och insatser säkerställer en arbetsmiljö som erbjuder optimalt stöd för medarbetares välbefinnande.

Här är 5 steg till en effektiv utvärderings- och anpassningsprocess:

1. Samla in data – Använd faktabaserad information från hälsoanalyser, sjukfrånvarostatistik och medarbetarenkäter.
2. Analysera – Identifera trender, problempunkter och framgångar. Se över vilka insatser som fungerar väl och vilka som behöver justeras.
3. Implementera ändringar – Justera de strategier och insatser som inte ger önskade resultat. Se till att förändringarna är datadrivna och väl förankrade i organisationen.
4. Utbilda – Se till att samtliga är medvetna om de nya riktlinjerna. Framhåll varför förändringarna genomförs och hur de kommer att bidra till förbättrade hälsomöjligheter.
5. Följ upp – Efter genomförda justeringar, fortsätt att övervaka effekten. Upprepa processen för att ytterligare förbättra och anpassa metoder och tillvägagångssätt.

Det ultimata syftet med att förbättra sjukfrånvarostrategier är inte enbart sänkning av kostnader utan även förhöjning av medarbetarnas livskvalitet.

En organisations förmåga att anpassa sig och ständigt förbättras speglar dess attityd och engagemang för de som arbetar där.

Varför är låg sjukfrånvaro viktigt för arbetsklimatet?

En låg sjukfrånvaro bland medarbetare leder inte bara till starkare arbetslag och högre personalmoral, den främjar även en kultur där medarbetares välbefinnande ses som en prioritet.

Det är när anställda känner sig friska och uppskattade som engagemang och tillhörigheten stärks.

Det finns en rad anledningar till varför låg sjukfrånvaro är av största vikt:

• Den ökade produktiviteten och effektiviteten som följer av en stabil närvaro resulterar i mindre produktionsbortfall.
• Ett gott arbetsklimat reducerar risken för stressrelaterade sjukdomar, vilket i sin tur minskar de totala hälsorelaterade kostnaderna för företaget.
• Ett hälsosamt team bygger på en känsla av sammanhang och tillit, vilket är svårt att uppnå med hög frånvaro – låg sjukfrånvaro innebär bättre relationer och samarbete mellan kollegor.
• När sjukfrånvaro blir en sällsynthet, uppmärksammas fall av frånvaro mer noggrant, vilket underlättar tidig intervention och förebyggande arbete.

Låg sjukfrånvaro tjänar således inte bara som en indikator på välbefinnande - utan också som ett verktyg för en strategisk HR-funktion som strävar efter att upprätthålla en glädjefylld och stimulerande arbetsmiljö.

Effekten av hög sjukfrånvaro på arbetsplatsens dynamik

Hög sjukfrånvaro anses ofta vara en varningsflagga på arbetsplatser och kan ha djupgående effekter på flera nivåer inom en organisation.

När medarbetare regelbundet är borta från jobbet på grund av sjukdom, drabbas arbetslaget och dynamiken i arbetsmiljön blir sämre.

Några av de mest påtagliga konsekvenserna av hög sjukfrånvaro inkluderar:

• Försämrad arbetsmoral där de överblivna medarbetarna måste bära en tyngre börda.
• Ökad risk för missnöje och stress när arbetsbelastningen blir orättvist fördelad.
• Kvaliteten på utfört arbete kan minska då hastigt omfördelade arbetsuppgifter orsakar brist på specialiserad kunskap.
• Störningar i arbetsflödet och projekt eftersom de frånvarandes unika kompetenser saknas.
• En hög sjukfrånvaro skapar ett extra lager av administrativa utmaningar med att omdisponera resurser och justera tidsramar, vilket ytterligare påverkar produktiviteten i negativ riktning.

För att upprätthålla en positiv dynamik på arbetsplatsen krävs en proaktiv hantering av frånvaro. Ofta ligger vikten i att tidigt identifiera de underliggande orsakerna till frånvaro.

Identifiera orsaker till hög sjukfrånvaro

Att minska sjukfrånvaron inom en organisation börjar med att identifiera roten till problemet. Att fokusera på orsak snarare än symtom möjliggör mer effektiva och långsiktiga lösningar.

Vanliga faktorer som kan orsaka hög sjukfrånvaro inkluderar:

• Otydliga arbetsroller – Skapar stress och osäkerhet bland anställda.
• Fysisk arbetmiljö – Otillräcklig ergonomi eller bullriga kontor kan bidra till fysisk ohälsa.
• Psykisk arbetsmiljö – Dålig social miljö eller höga krav ökar risken för stress och psykiska problem.
• Brister i ledarskapet – Svagt ledarskap kan leda till brist på stöd och uppskattning, vilket påverkar personalens välmående.

Analyser av sjukfrånvaro ger värdefull insyn i ovan nämnda faktorer och bidrar till riktade insatser. Dock är det lika viktigt att aktivt lyssna på medarbetarnas egna erfarenheter och upplevelser.

En kombination av personliga intervjuer, anonyma medarbetarundersökningar och granskning av befintliga hälsodata kan ge djupare och mer nyanserad förståelse för problematiken.

Det är också avgörande att närma sig frågan med passande känslighet och integritet. Hälsorelaterad data är känslig information som bör hanteras konfidentiellt och med stor respekt.

Arbetsmiljöns inverkan på medarbetares hälsa

En välutformad arbetsmiljö spelar en avgörande roll för medarbetares hälsa, trivsel och därmed även närvaro.

Att skapa en arbetsplats som främjar hälsa innebär att man uppmärksammar allt från ergonomi och luftkvalitet till de psykosociala aspekterna av att spendera stora delar av dagen på jobbet. Det handlar inte enbart om det fysiska utrymmet, utan även om arbetsklimat och företagskultur. En inkluderande, öppen dialog och tydliga riktlinjer för arbete spelar också en stor roll.

Att regelbundet utvärdera arbetsmiljön och aktivt lyssna till medarbetarnas åsikter är nyckelfaktorer för ständiga förbättringar. Genom dessa åtgärder kan många arbetsrelaterade hälsoproblem förbyggas innan de ens uppstår.

Hur kan arbetsgivare jobba med ergonomi?

Ergonomi på arbetsplatsen är avgörande för att minska riskerna för arbetsskador och sjukfrånvaro.

Här är några konkreta steg för arbetsgivare att jobba med ergonomi:

• Analysera arbetsplatser – Gör en genomgång av arbetsstationer och arbetsflöden för att upptäcka potentiella ergonomiska brister.
• Skapa ergonomiska riktlinjer – Utforma och kommunicera tydliga riktlinjer om korrekt sittställning, skärmhöjd och framförallt - rörelsepauser.
• Involvera de anställda – Be om feedback och inkludera personalen i arbetet med att förbättra ergonomin. Det ökar både engagemang och efterlevnad av riktlinjer.
• Utbilda om ergonomi – Anordna utbildningssessioner för att öka förståelsen för ergonomins vikt och hur man applicerar den i praktiken.

Det är också behjälpligt att snabbt åtgärda rapporterade problem. Att vara lyhörd för personalens behov och upplevelser visar på en omsorgsfull arbetsgivarroll och kan bidra till en minskad sjukfrånvaro på sikt.

Vikten av att förstå psykosocial belastning och psykisk ohälsa

Att främja en arbetsmiljö som tar hänsyn till såväl den psykiska som den fysiska hälsan kräver insikt i det ofta dolda området av psykosocial belastning.

Psykosocial belastning handlar om de påfrestningar som kan uppkomma i arbetsmiljön relaterat till exempelvis stress, arbetskrav, stöd och resurser. För mycket av denna typ av stress kan på sikt resultera i psykisk ohälsa, vilket i sin tur kan medföra hög sjukfrånvaro.

Att tidigt identifiera och hantera källor till psykosocial belastning är därför en väsentlig del i att värna om en sund arbetsmiljö och därigenom en låg sjukfrånvaro.

Här är viktiga punkter att beakta i arbetet med psykosocial belastning och psykisk ohälsa på arbetsplatsen:

• Kommunikation – Skapa öppna kommunikationskanaler där anställda kan uttrycka sina åsikter och känslor utan att riskera negativa konsekvenser.
• Arbetsbelastning – Bedöm arbetsmängden och tidspressen för att säkerställa realistiska förväntningar och långsiktigt hållbara arbetsvillkor.
• Stödsystem – Implementera stödsystem för mental hälsa, som förstärkt tillgång till företagshälsovård eller frikostigare policyer gällande flexibla arbetsarrangemang.

Investering i arbetsmiljöns psykosociala aspekter är inte bara rättvis för medarbetarna, utan det är också klokt ur ett affärsperspektiv genom förebyggande av sjukfrånvaro och relaterade kostnader.

Hur kan Health Competence hjälpa arbetsgivare och ditt företag?

Det samlade expertteamet från Health Competence står redo att bistå genom sitt omfattande utbud av tjänster och expertis inom hälsofrågor. Med samlad erfarenhet och en bred kunskapsbank hjälper Health Competence företag att utveckla en proaktiv och hållbar hälsoplan på arbetsplatsen.

En strategisk partner som Health Competence erbjuder inte bara värdefulla insikter utan blir också en del i företagets långsiktiga arbete mot en hälsofrämjande arbetsmiljö.

Vad innebär detta i praktiken för ditt företag? En skräddarsydd approach där följande element kan ingå:

• Expertstöd inom både fysisk och psykosocial arbetsmiljö, allt från kost och fysisk aktivitet till arbetsbalans och mental träning.
• Utveckling av coachande ledarskap för att förbättra engagemang och minskning av sjukfrånvaro.
• Digitala resurser som förenklar tillgången till hälsorelaterad information och verktyg.

Tillsammans kan vi omvandla organisatoriska utmaningar till konkreta handlingsplaner. Det handlar inte bara om att adressera nuvarande problem utan även om att lägga grunden för ett friskare, starkare företag i framtiden.

Kontakta oss för en kostnadsfri demo, rådgivning eller offert.

Begär kostnadsfri demo, rådgivning eller offert >